Arbeitsintensität: Aufgabenpriorisierung in der Logistik

Ein zentrales Problem der Logistikabteilung eines mittelständischen Unternehmens besteht in der Vielzahl an Aufträgen, die fast alle ungeachtet ihrer tatsächlichen Dringlichkeit und Relevanz als „Prio 1“ übermittelt werden. Diese fehlende Differenzierung erschwert eine sinnvolle Planung und Steuerung der täglichen Abläufe erheblich.

Zusätzlich wenden sich Kolleginnen und Kollegen aus anderen Abteilungen vermehrt direkt an einzelne Logistikmitarbeitende mit der Bitte, bestimmte Aufgaben „mal eben schnell“ zu erledigen. Aus Hilfsbereitschaft und kollegialem Verständnis werden diese Aufträge häufig sofort angenommen, unabhängig des eigentlichen Auftragsflusses.

Die Mitarbeitenden verlieren zunehmend den Überblick darüber, welche Aufträge tatsächlich vorrangig zu bearbeiten sind. Es entsteht eine Situation, in der die tägliche Arbeit kaum noch planbar ist, spontane Unterbrechungen und ständige Umpriorisierungen sind die Folge. Unklarheiten bei Aufgabenverteilung und Prioritäten können zudem zu Missverständnissen im Team oder gegenüber anderen Abteilungen führen. Erfolgserlebnisse bleiben aus, da Aufgaben ständig abgebrochen oder verschoben werden.

Unklare oder ständig wechselnde Prioritäten können zu einem dauerhaften Gefühl der Überforderung führen, da Mitarbeitenden die Orientierung bei der Aufgabenreihenfolge fehlt und dadurch Schwierigkeiten bekommen, ihren Arbeitstag verlässlich zu strukturieren. Langfristig können diese Entwicklungen nicht nur die Effizienz der Logistik, sondern auch die Qualität und Verlässlichkeit der Auftragsbearbeitung beeinflussen.

Die ständige Notwendigkeit, sich zwischen widersprüchlichen Anforderungen zu entscheiden, führt zu psychischen und physischen Beanspruchungen und damit zu Stress. Die Beschäftig­ten können sich überfordert fühlen, was zu Konzentrationsschwierigkeiten, Müdigkeit und einer sinkenden Arbeitsleistung führt. Wenn sie das Gefühl haben, ihre Arbeit nicht effektiv erledigen zu können, sinkt ihre Arbeitszufriedenheit und Motivation.

Arbeit ist gut gestaltet, wenn klare und für alle verbindliche Priorisierungsregeln sowie strukturierte Kommunikationswege für die Auftragseinsteuerung etabliert sind, um die Planbarkeit des Arbeitsalltags sicherzustellen. Die Auftragsbearbeitung muss in ihrer Reihenfolge nachvollziehbar sein und ohne Zeitdruck erledigt werden können.

In der Reihenfolge S-T-O-P soll geprüft werden, ob es passende Maßnahmen zum Schutz vor einer Gefährdung gibt.

Substitution

• In diesem Beispiel wurden keine substituierenden Maßnahmen getroffen.

Technische Maßnahmen

• Einführung eines zentralen Auftragserfassungssystems (z. B. digitales Tool oder digitales Dashboard), das alle Anfragen standardisiert bündelt und nach Auftragsstatus und Prioritäten darstellt. Die Priorisierung erfolgt automatisiert auf Basis vergebener Kriterien (z. B. Liefertermin, Dringlichkeit, Volumen). Beteiligung der Mitarbeitenden bei der Einführung des neuen Systems und Ermöglichen einer Pilotphase.
• Einführung von Terminals oder Tablets in der Logistik für Echtzeit-Zugriff auf Aufgabenlisten.

Organisatorische Maßnahmen

• Festlegung: Aufträge dürfen nur über definierte Kanäle und Rollen eingesteuert werden. Mündliche oder direkte Einzelaufträge an einzelne Mitarbeitende werden grundsätzlich abgelehnt.
• Entwicklung und Einführung eines verbindlichen Priorisierungsschemas (z. B. Prio 1–3 mit Kriterienkatalog). Kriterien für Notfälle werden definiert, die eine Neu-Priorisierung notwendig machen.
• Regelmäßig Überprüfung der gesetzten Prioritäten, wenn sich die Rahmenbedingun­gen ändern, um zu vermeiden, dass man nach veralteten Plänen arbeitet.
• Regelmäßige Kapazitätsabstimmungen zwischen Logistik und anderen Abteilungen unter Berücksichtigung vorhersehbarer Arbeitsspitzen.
• Verankerung von Zeitfenstern für ungestörtes Arbeiten (z. B. keine Auftragsumsteuerung in Kernzeiten).
• Festlegung von Bearbeitungszeiten mit hoher Priorität und Minimierung von Ablen­kungen bzw. von Spontananfragen aus anderen Abteilungen.
• Einführung einer wöchentlichen Besprechung zur Auftragslage.
• Täglicher Morgen-Jour-Fix zur gemeinsamen Abstimmung der Tagesplanung, inklusive Berücksichtigung kurzfristiger Änderungen.
• Sichtbare Wertschätzung für strukturierte, priorisierte Arbeitsweise beispielsweise durch die Hervorhebung in Teammeeting.

Personenbezogene Maßnahmen

• Schulung aller Mitarbeitenden aller Abteilungen im Umgang mit dem neuen Auftragssystem und die Möglichkeit zur Mitgestaltung der Funktionen im System.